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Retour sur Les Assises 2020 à Monaco avec Sophie Guérin, Directrice Générale agence DG Consultants

 
 

Vols aériens, transports régionaux, hôtels et restauration pris d’assaut : avec plus de 3 000 visiteurs, l’événement Les Assises met en ébullition la Principauté de Monaco. C’est l’un des rendez-vous phare en matière de cyber-sécurité, qui réunit tous les acteurs majeurs du secteur le temps de 4 jours. En octobre 2020, DG Consultants, organisateur du one-to-one, est parvenu à maintenir la 20e édition, malgré la situation sanitaire. Sophie Guérin nous explique les conditions d’organisation de l’événement et nous parle des perspectives pour 2021.

 

En 2020, de nombreux événements B2B ont été au mieux reportés, au pire annulés. DG Consultants a réussi à maintenir les Assises de la Sécurité en octobre dernier. Avez-vous parfois douté d’y parvenir ? Comment avez-vous réussi à garder le cap ?

Sophie Guérin : En milieu d’année, nous pensions que la situation globale allait s’éclaircir. Or, nous nous sommes trouvés dans une zone grise dès la rentrée de septembre. Chaque semaine, les annonces du gouvernement français rétrécissaient les possibilités. En septembre et octobre, nous avons avancé de façon compliquée, un peu contre vents et marées. Outre les annonces, une fausse rumeur annonçant l’annulation des Assises a circulé parmi les clients et les invités, nous obligeant à produire des tribunes et autres prises de paroles très fortes. Heureusement, la communauté autour de notre événement est solide et très fidèle. Les participants à l’édition 2020 étaient enthousiastes, respectueux des mesures sanitaires, impliqués et motivés. A posteriori, avec le recul, je m’aperçois que nous avons réussi un vrai tour de force.

 

Une annonce ferme pour la date

« Alors que beaucoup d’événements ont été déplacés ou annulés en 2020, Les Assises ont été les seuls à ne jamais reporter leur date. C’est un signal fort qui était envoyé aux participants. » Alice Vo Van Thien, Chef de Projet Opérationnel, Monte-Carlo Société des Bains de Mer

Lors de l’événement, tous les établissements de Monaco sont sollicités, bien sûr, en termes d’hébergement et de restauration. Comment vous êtes-vous organisés avec vos partenaires monégasques ?

Nous avons rapidement compris que l’organisation des dîners représenterait la principale difficulté. Nous avons discuté avec la Direction du Tourisme et des Congrès monégasque, pour mettre toutes les parties prenantes dans la même dynamique et trouver une solution. Bien sûr, il a fallu coordonner les établissements en fonction de nos contraintes et nos besoins. Le dîner assis s’est imposé, et nous avons eu de bons retours clients à ce sujet : les invités ont trouvé cette formule plus qualitative, plus VIP. En revanche, le dîner assis et la gestion des flux limitent les possibilités de networking. Pour 2021, si la situation sur le plan sanitaire persiste, nous pourrons améliorer le concept et travailler sur la mise en relation des clients et des invités.

 

 

Une édition pas comme les autres

Historiquement, le Monte-Carlo Bay Hotel & Resort et le Méridien Beach Plaza organisent un cocktail, l’un le mercredi et l’autre le jeudi soir. En 2020, les deux établissements ont chacun accueilli les invités les deux soirs, pour des dîners assis. Un challenge pour gérer les flux, synchroniser les animations tout en maintenant des conditions sanitaires optimales.

 

Comment s’est organisé l’événement avec le Grimaldi Forum, qui reçoit les exposants et invités en journée ?

Les mesures sanitaires au Grimaldi Forum étaient très cadrées. Notre groupe, Comexposium, avait très rapidement mis en place un book sanitaire. Je me suis appuyée sur les guidelines du groupe, et nous avons monté un dossier avec le Grimaldi Forum pour préciser toutes nos mesures sanitaires. Nous avons ensuite communiqué auprès des participants et des invités.

 

Les rendez-vous au Grimaldi Forum se font toujours en one-to-one lors de votre événement. En période de Covid, ce format était particulièrement pertinent. Avez-vous dû prendre d’autres dispositions exceptionnelles, en journée sur les lieux de l’événement ?

Effectivement, le one-to-one est adapté à ce type d’événement, et la jauge reste raisonnable. Nous avons mis en place toutes les mesures classiques : masques, gel hydroalcoolique, plexiglas, gestion des flux… Nous avions un responsable Covid et un protocole prêt à dérouler en cas de Covid-19 déclaré. Tout était écrit et cadré. Nous nous sommes engagés à ne pas dépasser 1 000 personnes par hall, et avons mis en place des créneaux horaires pour les déjeuners, par tables de 6, ce qui était inédit. Cela s’est très bien passé.

 

 

L’impact d’un congrès sur une destination

« Les Assises font partie d’un des plus gros congrès de la Côte d’Azur. Derrière, il existe toute une filière, au sens large, depuis les compagnies aériennes jusqu’aux chauffeurs de taxi en passant par les hôtels. Or en 2020, la majorité des salons internationaux de Nice, Cannes et Monaco ont été annulés, en dehors des Assises. » Alexandre Treffel, Responsable Commercial France, Monte-Carlo Société des Bains de Mer

 

L’efficacité business de l’événement a-t-elle été à la hauteur des autres années ?

Tout à fait, nous avons vécu une édition certes plus réduite mais très qualitative. Certains participants nous ont confié qu’ils avaient trouvé que ces Assises étaient les meilleures depuis longtemps. Les retours ont été très positifs, et très enthousiasmants.

 

Suite à ces retours, envisagez-vous des ajustements pour les années à venir, une fois la situation sanitaire apaisée ?

Nous devrons trouver la bonne formule entre réussite qualitative et atteinte de nos objectifs chiffrés. Mais la reprise va s’effectuer de façon progressive, nous laissant le temps d’ajuster la formule. C’est un travail de longue haleine.

 

Le moment fort de cette 20e édition ?

La conférence d’ouverture, avec la visite du Prince. Nous avons été touchés de l’appui de la Principauté. Cette première journée a été riche en émotions, nous avons alors réalisé que nous y étions parvenus. Du côté des exposants, il y avait une vraie joie de se retrouver. Certains collaborateurs ne s’étaient pas vus depuis plus de 6 mois !

 

Préparez-vous déjà l’édition 2021 ?

Si le premier semestre est incertain, nous espérons que la situation sera réglée au deuxième semestre, donc nous maintenons la date prévue en octobre. Nous savons que l’édition 2021 ressemblera davantage à celle de l’année dernière qu’à 2019. Nous commençons à réfléchir au format des soirées, aux implantations…

 

Quelques conseils pour ceux qui souhaiteraient organiser un événement BtoB à Monaco en 2021 ?

S’appuyer au maximum sur les professionnels locaux. Je conseille toujours à mes collaborateurs d’écouter les conseils des équipes sur place. J’ai une très grande estime pour les professionnels qui travaillent à Monaco. S’appuyer aussi sur la Direction du tourisme et des congrès de Monaco : ils ont la volonté de nous accompagner et de coordonner l’ensemble des relations. J’ai énormément travaillé avec Christine Barrabino [directrice du Convention Bureau], qui a été en permanence à mes côtés. Nous nous appelons d’ailleurs tous les mois pour échanger sur l’évolution de la situation et discuter de la façon dont nous pouvons nous adapter. Les équipes du Grimaldi Forum et de la Société des Bains de Mer ont été formidables également et nous ont beaucoup aidés. Enfin, savoir exprimer ses besoins et ses impératifs. Il s’agit de mener son projet à bien, tout en comprenant les contraintes de chacun.